🤖 Auto Reply

Respon otomatis berbasis keyword untuk menghemat waktu dan meningkatkan response time customer service.

🎯 Apa itu Auto Reply?

Auto Reply adalah fitur yang memungkinkan sistem merespon pesan masuk secara otomatis berdasarkan keyword (kata kunci) yang ditentukan.

Manfaat Auto Reply:

• ⚡ Response Cepat - Balas instant tanpa delay
• ⏰ 24/7 Availability - Aktif meski di luar jam kerja
• 👥 Skalabilitas - Handle banyak chat bersamaan
• 💰 Hemat Biaya - Kurangi beban tim CS
• 📊 Konsistensi - Jawaban seragam untuk pertanyaan sama
• 🎯 Filter & Routing - Arahkan chat ke tim yang tepat

📋 Prasyarat

Sebelum setup auto reply:

• ✅ Nomor WhatsApp sudah Connected
• ✅ Identifikasi pertanyaan/keyword yang sering muncul
• ✅ Siapkan jawaban template untuk setiap keyword
• ✅ Tentukan rule dan flow conversation

🚀 Cara Setup Auto Reply

Langkah 1: Buka Menu Auto Reply

1. Login ke dashboard PintarX
2. Klik menu Auto Reply di sidebar
3. Pilih nomor WhatsApp yang ingin diatur
4. Klik tombol + Buat Rule Baru

Langkah 2: Tentukan Keyword

Nama Rule: Info Harga Produk
Status: Aktif ✅

Keyword Trigger (pilih salah satu):
☑️ Exact Match: "harga"
☐ Contains: harga, price, biaya
☐ Starts with: halo, hi, hai
☐ Regex: ^(harga|price).*produk$

Tipe Matching:

1. Exact Match - Harus persis sama

   Keyword: "harga"
   ✅ Match: "harga"
   ❌ Not Match: "harga produk", "cek harga"

2. Contains - Mengandung keyword

   Keyword: "harga"
   ✅ Match: "harga produk", "cek harga", "info harga dong"
   ❌ Not Match: "price", "biaya"

3. Starts With - Dimulai dengan keyword

   Keyword: "halo"
   ✅ Match: "halo admin", "halo kak"
   ❌ Not Match: "hi admin", "apa halo"

4. Regex - Pattern matching advanced

   Regex: (harga|price|biaya)
   ✅ Match: "harga", "price list", "biaya berapa"

Langkah 3: Atur Response

Response Type:
☑️ Text Message
☐ Text + Media (Image/Video/Document)
☐ Template Message
☐ Forward to Agent

Response Message:
---
Halo! Terima kasih sudah bertanya tentang harga 📋

Berikut daftar harga produk kami:

🔹 Paket Basic: Rp 100.000
🔹 Paket Pro: Rp 250.000
🔹 Paket Enterprise: Rp 500.000

Info lebih lanjut: wa.me/628123456789
Atau ketik "info" untuk detail lengkap.

Salam,
Tim {perusahaan}
---

Delay Response: 2 detik (tampak natural)

Response Options:

• Delay 0-10 detik (simulasi human typing)
• Attach media (gambar price list, PDF catalog)
• Link to website atau WA
• Forward ke human agent jika perlu

Langkah 4: Set Priority & Conditions

Priority: 5 (1-10, higher = lebih prioritas)

Conditions (Optional):
☑️ Hanya di jam kerja (09:00 - 17:00 WIB)
☐ Hanya untuk kontak baru (first time chat)
☑️ Hanya jika agent offline
☐ Hanya untuk grup tertentu

Max Reply per Contact: 3x per hari
Cooldown: 60 menit (jangan respon lagi dalam 1 jam)

Langkah 5: Test & Aktifkan

1. Klik Test Rule untuk simulasi
2. Kirim pesan test dari nomor lain
3. Verifikasi response sesuai ekspektasi
4. Klik Aktifkan jika sudah OK

📚 Contoh Auto Reply Rule

1. Greeting Auto Reply

Nama Rule: Greeting - First Contact
Keyword: "halo", "hi", "hai", "hello"
Match Type: Contains

Response:
---
Halo! Selamat datang di {perusahaan} 👋

Saya asisten virtual, siap membantu Anda.

Ketik:
📋 "harga" - Info harga produk
📦 "order" - Cara pemesanan
📍 "lokasi" - Alamat toko
❓ "faq" - Pertanyaan umum
👤 "agent" - Bicara dengan CS

Ada yang bisa saya bantu?
---

Priority: 10 (highest)
Conditions: First time chat only

---

2. Info Produk Auto Reply

Nama Rule: Info Produk
Keyword: "produk", "katalog", "list"
Match Type: Contains

Response:
---
Berikut katalog produk kami: 📦

1️⃣ Laptop Gaming
   💰 Rp 8.000.000 - Rp 15.000.000

2️⃣ Laptop Bisnis
   💰 Rp 5.000.000 - Rp 10.000.000

3️⃣ Aksesori
   💰 Rp 100.000 - Rp 500.000

📥 Download katalog lengkap:
   [link ke PDF/website]

Butuh rekomendasi? Ketik "rekomendasi"
---

Media: katalog.pdf (attach)
Priority: 7

---

3. Jam Operasional

Nama Rule: Jam Operasional
Keyword: "buka", "jam", "operasional"
Match Type: Contains

Response:
---
Jam operasional {perusahaan}:

🕐 Senin - Jumat: 09:00 - 17:00 WIB
🕐 Sabtu: 09:00 - 15:00 WIB
🚫 Minggu: Libur

Saat ini di luar jam operasional.
Pesan Anda akan dibalas pada jam kerja.

Untuk urgent, email: urgent@perusahaan.com

Terima kasih! 😊
---

Priority: 8
Conditions: Outside business hours

---

4. Cara Order

Nama Rule: Cara Order / Pemesanan
Keyword: "order", "pesan", "beli", "checkout"
Match Type: Contains

Response:
---
Cara pemesanan mudah! 🛍️

1️⃣ Pilih produk yang diinginkan
2️⃣ Screenshot atau catat kode produk
3️⃣ Kirim pesan: "Order [kode produk]"
4️⃣ Konfirmasi detail & alamat
5️⃣ Transfer ke rekening
6️⃣ Kirim bukti transfer
7️⃣ Pesanan diproses & dikirim! 📦

Rekening:
🏦 BCA 1234567890 a/n PT Perusahaan

Siap order? Ketik "order [kode]"
---

Priority: 9

---

5. Komplain / Keluhan

Nama Rule: Handle Komplain
Keyword: "komplain", "keluhan", "masalah", "rusak"
Match Type: Contains

Response:
---
Mohon maaf atas ketidaknyamanannya 🙏

Kami sangat serius menangani komplain Anda.

Tim CS kami akan segera merespon.
Estimasi waktu: 15-30 menit.

Untuk urgent:
📞 Hotline: 0812-3456-7890
📧 Email: cs@perusahaan.com

Terima kasih atas kesabarannya.
---

Priority: 10 (highest)
Forward to Agent: Yes
Tag: complaint, urgent

---

6. Promo & Diskon

Nama Rule: Info Promo
Keyword: "promo", "diskon", "voucher", "sale"
Match Type: Contains

Response:
---
🎉 PROMO BULAN INI! 🎉

🔥 Flash Sale 50% OFF
   Kategori: Elektronik
   Berlaku: 1-7 Jan 2024

🎁 Voucher Gratis Ongkir
   Min. belanja Rp 100.000
   Kode: ONGKIR2024

💰 Cashback 10%
   Untuk member baru
   Syarat & ketentuan berlaku

Cek promo lengkap: {link_promo}

Jangan lewatkan! ⚡
---

Media: banner-promo.jpg
Priority: 6

⚙️ Advanced Features

1. Conditional Auto Reply

Respon berbeda berdasarkan kondisi:

IF jam kerja (09:00-17:00)
  THEN: "Tim CS kami siap membantu!"

ELSE (di luar jam kerja)
  THEN: "Maaf di luar jam kerja. Pesan Anda akan dibalas besok."

2. Multi-Step Conversation

Buat flow conversation:

Step 1: User ketik "order"
→ Bot: "Mau order apa? Ketik nomor:
       1. Laptop
       2. Handphone
       3. Aksesori"

Step 2: User ketik "1"
→ Bot: "Laptop apa?
       A. Gaming
       B. Bisnis
       C. Student"

Step 3: User ketik "A"
→ Bot: "Pilih merk:
       - Asus ROG
       - MSI
       - Lenovo Legion"

3. Auto Reply dengan AI (Coming Soon)

AI memahami intent dan respon natural tanpa keyword persis:

User: "Berapaan laptop yang bagus buat main game?"
AI: "Untuk gaming, kami rekomendasi laptop gaming dengan spesifikasi:
     - CPU: Intel i7/Ryzen 7
     - GPU: RTX 3060 atau lebih
     - RAM: 16GB
     
     Harga kisaran Rp 10-15 juta.
     
     Mau lihat rekomendasi spesifik?"

4. Auto Reply + Webhook

Trigger webhook ke sistem backend:

User ketik "cek order #12345"
→ Auto reply: "Sebentar, kami cek status order Anda..."
→ Webhook call ke backend API
→ API return status: "Pesanan sedang dikirim"
→ Auto reply: "Order #12345 sedang dalam pengiriman.
              Estimasi tiba: 2 hari.
              Track: [link resi]"

📊 Monitoring & Analytics

Dashboard Auto Reply

Total Rules: 15
Status Aktif: 12

Statistik (30 hari terakhir):
- Total Triggered: 5.432 kali
- Response Rate: 98.5%
- Avg Response Time: 1.2 detik
- Top Keyword: "harga" (1.234 kali)

Per Rule Analytics

Rule: Info Harga
Triggered: 1.234 kali
Success: 1.210 (98%)
Failed: 24 (2%)

Top Time:
- 10:00-12:00: 456 kali
- 14:00-16:00: 345 kali

Top Days:
- Senin: 287 kali
- Selasa: 245 kali

Improve Based on Data

Analisa keyword yang sering tapi belum ada rule:

Keyword tanpa rule:
- "garansi" (234 mentions)
- "cicilan" (189 mentions)
- "tukar tambah" (156 mentions)

→ Buat rule baru untuk keyword ini

💡 Best Practice Auto Reply

DO ✅

1. Greeting yang Ramah

✅ "Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami 😊"
❌ "Apa?"

2. Set Ekspektasi Response Time

✅ "Tim CS akan membalas dalam 15-30 menit"
❌ (tidak kasih info kapan dibalas)

3. Provide Options

✅ "Ketik:
    - 'harga' untuk info harga
    - 'order' untuk pemesanan
    - 'agent' untuk CS"
❌ (biarkan user bingung harus ketik apa)

4. Escalation Path

✅ "Butuh bantuan urgent? Hubungi: 0812-XXX"
❌ (tidak ada jalan keluar kalau auto reply tidak membantu)

DON'T ❌

1. Jangan Terlalu Panjang

❌ "Selamat datang di perusahaan kami yang sudah berdiri sejak 1995 dan telah melayani lebih dari 10.000 pelanggan di seluruh Indonesia..." (terlalu panjang)

✅ "Halo! Ada yang bisa kami bantu? 😊"

2. Jangan Spam Reply

❌ Reply setiap pesan walau udah dijawab
✅ Set cooldown 60 menit per contact

3. Jangan Terlalu Robot

❌ "SISTEM OTOMATIS: PESAN ANDA DITERIMA. SILAKAN TUNGGU."
✅ "Terima kasih! Tim kami akan segera merespon 😊"

📏 Limit & Quota

Auto Reply termasuk dalam kuota pesan bulanan:

Paket	Auto Reply/Bulan
Lite	5.000
Pro	50.000
Business	200.000
Enterprise	Unlimited

Hemat Kuota

Gunakan cooldown dan max reply per contact untuk hemat kuota.

🔄 Integrasi dengan Fitur Lain

Auto Reply + AI Agent (Coming Soon)

Kombinasi rule-based dan AI untuk respon optimal:

1. Rule-based handle keyword spesifik (harga, order, lokasi)
2. AI handle pertanyaan natural/kompleks
3. Escalate ke human jika AI confidence < 70%

Auto Reply + Live Chat

Seamless handover ke human agent:

User: "Saya mau komplain"
→ Auto reply: "Mohon tunggu, CS kami akan segera merespon"
→ Assign ke available agent
→ Agent take over conversation

📌 Langkah Selanjutnya

Setelah setup auto reply:

➡️ AI Customer Service - Upgrade ke AI-powered auto reply

➡️ Template Pesan - Buat template untuk auto reply

➡️ Kirim Massal - Combine dengan bulk send

---

❓ FAQ Auto Reply

Apakah auto reply dihitung dalam kuota pesan?

Ya, setiap auto reply yang dikirim mengurangi kuota pesan bulanan Anda.

Bisakah auto reply kirim gambar/video?

Ya, Anda bisa attach media (gambar, video, PDF) dalam auto reply response.

Bagaimana jika keyword terlalu umum dan trigger terus?

Gunakan cooldown (misal 60 menit) dan max reply per contact (misal 3x/hari) untuk mencegah spam.

Apakah bisa auto reply ke grup WhatsApp?

Secara default tidak (untuk menghindari spam di grup). Tapi bisa diaktifkan dengan mention bot:

User di grup: "@Bot harga"
→ Bot reply di grup atau private chat

Bagaimana urutan prioritas jika beberapa rule match?

Rule dengan priority lebih tinggi dijalankan duluan. Jika ada option "stop after first match", rule lain tidak akan dieksekusi.

Apakah auto reply bisa pakai conditional/logic?

Ya, gunakan Conditional Auto Reply untuk if-else logic berdasarkan waktu, status kontak, custom field, dll.

Bagaimana cara disable auto reply sementara?

1. Buka rule yang ingin di-disable
2. Toggle status menjadi Non-aktif
3. Atau gunakan fitur Pause All untuk disable semua rule sekaligus